Sous la responsabilité de la direction d’agence, l’Assistant(e) d’Agence assiste l’équipe dans la gestion quotidienne de l’activité de l’agence au niveau territorial sur un plan administratif, organisationnel, technique et financier. L’Assistant(e) d’agence interagit avec l’ensemble des parties prenantes internes et externes. Il / elle agit dans le respect des valeurs et de la raison d’être d’EKKOÏA.  Il / elle est un acteur essentiel de la réussite collective de l’agence à laquelle il/elle est rattaché(e).

Missions principales

Dimension opérationnelle :

• rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes, livret d’accueil …)
• gestion des relations entre les différents interlocuteurs externes (clients, partenaires)
• gestion des tâches administratives et bureautiques (AO, documents types...)
• création des missions, clients et contacts
• veille et réponses aux appels d’offre et candidatures sur la partie administrative
• gestion des références projets et des compétences de l’agence
• archivage et le classement des dossiers
• organisation des rendez-vous et des déplacements (transport, hébergement, …)
• organisation d’évènements internes ou externes (formations, réunions, réceptions, groupes de travail, séminaires …)
• gestion des appels téléphoniques (standard)
• gestion des fournitures, du matériel de bureau et des différents consommables (vérifier le stock, passer des commandes d'approvisionnement...)
   

Dimension financière :

• suivi des devis et des différentes offres commerciales
• édition et envoi des factures
• suivi des impayés et des actions de recouvrement
   

Process :

• en appui avec le service RH, gestion de l’accueil et du départ des collaborateurs

Profil : vous êtes de formation Bac +2 métier d’assistant(e), idéalement avec 2 à 3 ans d'expérience, vous êtes organisé(e), vous savez faire preuve d’autonomie et avez un sens du relationnel irréprochable.

Savoir-faire :

• très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
• très bon sens de l’organisation
• maîtrise des logiciels courants de bureautique
• expérience appels d'offres
   

Savoir-être :

• esprit d’initiative et autonomie
• esprit d'équipe